Agent comptable CDI 17h30 (0.5ETP)

Obligations qui résultent du poste de l’agent comptable :

Devoir de réserve et confidentialité (Cf. contrat de travail).

ASSISTANAT
Suppléance de la secrétaire et de l’assistante RH en leur absence

Accueil physique et téléphonique – analyse des demandes – orientation des appels.
Assurer l’accueil des usagers, des familles.
Gérer le standard téléphonique.

Gérer le classement et l’archivage

Classer et archiver les pièces et documents comptables, financiers et RH sous format numérique et papier.
Classer et archiver les actes administratifs (délibérations), ainsi que l’ensemble des documents relevant de son champ de compétence.
Elaborer des supports : CR, invitations, notes de service,…
Soutenir de la direction à la préparation des AG & CA.

MISSIONS GENERALES
COMPTABILITE GENERALE SERVICES ET ASSOCIATION

Assure le contrôle de gestion
Regrouper et vérifier les données financières.
Établir les relevés par mois, trimestre et année (bilans et comptes de résultats).
Saisir des factures en comptabilité.
Editer, envoyer et assurer le suivi du règlement des factures de l’Esat
Réceptionner, vérifier (validité des pièces justificatives, contrôle des factures…).
Tenir la comptabilité administrative.
Vérifier le rapprochement bancaire du cabinet comptable.
Assurer une veille sur les opérations comptables.
Prévoir les coûts et les revenus.
Préparer les budgets quotidiens.
Compléter les enquêtes relevant de sa fonction avec l’appui du cabinet comptable.
Réaliser des procédures de clôture en fin de mois et d’année impartis.
Transmettre l’ensemble des pièces dématérialisées au cabinet d’expert-comptable pour suivi.
Exécuter et évaluer en lien avec la direction une stratégie budgétaire.
Participer à l’élaboration des documents budgétaires en fournissant des données comptables à jour :
Fournir les éléments comptables nécessaires à la réalisation des documents.
Participer aux réunions préparatoires du budget avec la Directrice et la
Présidente.
Elaborer et mettre à jour l’inventaire.

Assurer le suivi administratif et budgétaire du personnel :

Contrôler la validité des pièces justificatives et des factures réceptionnées
(achats courants et marchés publics).
Vérifier les imputations comptables.
Suivre et contrôler l’exécution budgétaire :
Réaliser les engagements et le suivi des crédits.
Identifier et signaler à la Directrice les écarts significatifs entre prévisions et
réalisations.
Suivre la dette et la trésorerie.
Préparer et suivre les lignes de trésorerie et emprunts.
Effectuer les rattachements de produits et de charges.
Réaliser les reports de crédits.
Enregistrer les restes à réaliser.
Tenir informée la Directrice des décisions modificatives à prendre (transferts de crédit d’un chapitre à l’autre).
Vérifier les écritures de fin d’année en lien avec le cabinet comptable.
Etablir et contrôler l’ERRD, l’EPRD en collaboration les services du cabinet comptable et la direction.
Participer en amont du CPOM à l’évaluation des besoins comptables, RH et administratifs.
Examiner et signaler à la direction les écarts comptables.
Analyser les risques en détail afin d’évaluer les investissements potentiels.
Fournir les éléments permettant à la direction d’analyser les tendances financières de manière mensuelle.
Conseiller et accompagner la direction dans la préparation du budget.
Prévoir l’ensemble des charges et recettes relatives au personnel au sein du
budget général (tableaux de bord de suivi de la masse salariale, provisions de
congés payés, …).
Tenir à jour et gère les budgets annexes en lien avec la direction (subvention, compte de liaison…) entre les différents services et l’association gestionnaire.
Gérer les relations avec les fournisseurs et les salariés.
Réaliser démarche de recherche, de négociation des achats.
Participer au pilotage en lien avec la direction de la logistique matérielle, financière et administrative permettant la réalisation de l’acte éducatif.
Recevoir et renseigner les fournisseurs en lien avec la direction ou seul.
Organiser la sécurité des biens et des personnes.
Organiser des audits internes.
Mettre à jour de tableaux de bord.
Créer des outils et supports dans une démarche d’optimisation et qualité.
Mettre en place des outils de suivi.
Mettre en place des outils afin d’assurer une application optimale de la
réglementation budgétaire et comptable en recettes et dépenses.
Aider à l’optimisation des outils de suivi comptable.
Supporter la direction lors de missions ponctuelles.
Effectuer les déplacements à la banque.
Assurer une veille juridique et réglementaire des textes à caractère financier et comptable.

EN LIEN AVEC ASSISTANTE RESSOURCES HUMAINES

Vérifier et mettre à jour les dossiers administratifs relatifs à la carrière des
agents (préparation dossier de retraite, gestion des congés de longue
maladie,), mettre en œuvre les procédures adéquates pour assurer leur suivi
et leur évaluation, en lien avec la direction.
Assurer les relations avec les partenaires de l’établissement dans ses domaines de compétences (cabinet comptable, OPCO…………).
Enregistrer et tenir à jour les données concernant les éléments de paie des
agents sur le tableau de suivi.
Gestion des notes de frais du personnel.
Etablir les données statistiques et les tableaux de bord pour la direction, les IRP ou la paye pour les dépassements horaires, l’absentéisme, les congés d’ancienneté, RTT et congés, etc.
Être en veille juridique sur les questions liées au temps de travail : évolution
législative ou jurisprudentielle (heures sup, forfait, etc…).
Assister la direction sur la mise en œuvre du plan de formation : inscriptions, suivi du déroulement, remboursement.
Saisir et contrôler les éléments variables de paye, établir les éléments de charges. sociales, etc. En rendre compte mensuellement pour validation auprès de la direction.
Mettre en place et suivi de la GPEC.
Préparer la sortie des salariés en instance de départ : gestion administrative, déclarations légales, …
Mettre en œuvre de décisions et procédures internes.

Savoir être et compétences requises :

Discrétion, honnêteté, conscience professionnelle.
Sens de l’observation, d’analyse, et de communication.
Sens et respect du secret professionnel.
Curiosité, créativité, patience, persévérance et organisation.
Sens des relations humaines et du travail en équipe.
Adaptation aux changements.
Ponctualité, assiduité et disponibilité.
Intérêt pour le milieu médico-social, curiosité Intellectuelle.
Être en démarche réflexive sur ses pratiques professionnelles.
Savoir reconnaître le caractère urgent d’une situation.
Connaissance et respect des procédures mises en place dans l’Etablissement.

RELATION HIERARCHIQUE

Sous l’autorité de la direction générale, par délégation du président de l’Association.

DELEGATION DU SUPERIEUR HIERARCHIQUE

Rendre compte de toute action à la directrice générale (planning, autorisation d’absence, changement d’horaires).
Rendre compte de toute action à la directrice générale de toutes infos importantes relatifs à son domaine.
Alerter les personnes compétentes en cas de dysfonctionnements ou d’évènements graves ou indésirables.

LIEUX DE TRAVAIL